Tratamiento de datos

Razón social: PRODIGOS S.A.S.
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ARTÍCULO 1. – NORMATIVIDAD APLICABLE.
El presente documento tiene como base los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de la República de Colombia, la Ley 1581 de 2012 -Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales-, el Decreto 1377 de 2013 -Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012-, y el Decreto 886 de 2014 -Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos-.

ARTÍCULO 2. – DEFINICIONES.
Para el cumplimiento de los parámetros fijados por el presente documento, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, se tienen las siguientes definiciones:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de Privacidad: Comunicación vernal o escrita generada por el Responsable (Pródigos S.A.S.), dirigida al Titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que se encuentren registrados en una base de datos que los haga susceptibles de tratamiento.
  5. Dato privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  6. Dato semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
  7. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible; son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  8. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En este caso, el Encargado del tratamiento de los Datos será Pródigos S.A.S.
  10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, el Responsable del tratamiento de los Datos será Pródigos S.A.S.
  11. Política de tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Pródigos S.A.S. de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  12. Pródigos: Personas naturales que se desempeñan como cuidadores multidisciplinares, profesionales y expertos en múltiples áreas del cuidado de personas mayores.
  13. Usuario: Toda persona natural que recibe los servicios de Pródigos S.A.S., para satisfacer una necesidad propia, privada, familiar o doméstica, en relación al cuidado del adulto mayor.
  14. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, clientes o usuarios de los servicios, así como los Pródigos, tanto activos como inactivos de Pródigos S.A.S. o cualquiera que suministre datos personales a Pródigos S.A.S.
  15. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  16. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicados en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  17. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ARTÍCULO 3.- ÁMBITO DE LA APLICACIÓN
Esta Política se aplica a todos los usuarios de aplicaciones, sitios web, herramientas y otros servicios prestador por Pródigos S.A.S., de igual manera, el ámbito de aplicación del presente documento de conformidad con la Ley 1581 de 2012, será:

  1. Los datos personales que se encuentren registrados y/o se registren con posterioridad a la emisión de la presente Política en las bases de datos de Pródigos S.A.S., o cuyo tratamiento haya sido encargado a ésta.
  2. Los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados por Pródigos S.A.S., relacionados con los usuarios y los pródigos o cuidadores.

Parágrafo: El régimen de protección de datos consagrados en el presente documento no será de aplicación de:

  1. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. No obstante, si estos fueren a ser suministrados a terceros, se deberá, de manera previa, informar al Titular sobre la situación y solicitar la autorización del mismo, momento en el cual quedarán sujetos a la Ley de Habeas Data.
  2. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
  3. Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
  4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
  5. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
  6. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993

ARTÍCULO 4.- INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DEL DATO.

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ARTÍCULO 5.- PRINCIPIOS.
El tratamiento de datos personales por parte de Pródigos S.A.S., se regirá por los principios previstos en la Ley 1581 de 2012, los cuales son:

  1. Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley y la presente Política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

ARTÍCULO 6.- DATOS QUE SE RECOLECTAN.
La siguiente información es recopilada por Pródigos S.A.S o en su nombre, puede incluir:

  • Perfil de usuario o Pródigo: recopilamos información, según la calidad de la persona, es decir, si es usuario o Pródigo, cuando este crea o actualiza su cuenta de Pródigos S.A.S. Esta información puede incluir su nombre, fecha de nacimiento, email, número de teléfono, nombre de la mascota (en caso de que sea necesario), nombre de inicio de sesión y contraseña, dirección, información bancaria o de pago (incluida la información de verificación de pago relacionado), información sobre afiliación a EPS y ARL (en caso de que sea necesario), y cualquier otro necesario para la identificación del usuario, dentro de los limites establecidos en la Ley 1581 de 2012.

En el caso del Pródigo, además de los datos de identificación, recopilamos: información relacionada con nivel académico formal y certificada, nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución, otros estudios; idiomas; experiencia laboral, cargo desempeñado, nombre de la empresa, salario, teléfono, nombre del jefe inmediato, fecha de inicio, fecha de retiro.; libreta militar (de tenerla); EPS y ARL; registros fotográficos; datos de la persona a contactar en caso de emergencia, nombre, parentesco, empresa; cargo; remuneración por servicios; número de cuenta bancaría para pago por sus servicios, entidad bancaria y ciudad. Además, en esta base de datos se recopilan los siguientes datos sensibles: Datos médicos, Grupo sanguíneo y huella dactilar.

  • Datos demográficos: podemos recopilar información demográfica del usuario mediante métodos como encuestas, en relación a perspectivas u opiniones de la prestación del servicio.
  • Contenido de usuarios: podemos recopilar información que envíe cuando se ponga en contacto con el servicio de asistencia al usuario de Pródigos S.A.S. , al proporcionar valoraciones o felicitaciones a otros usuarios o al contactar de cualquier otra forma con Pródigos S.A.S.
  • Datos de ubicación y georreferencia: recopilamos los datos de ubicación tanto del usuario como del Pródigo, con el fin de asignar a este último para cumplir las actividades contratadas por el usuario.
  • Datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Pródigos S.A.S.: éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Pródigos S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Pródigos S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
    • Exista autorización expresa del Titular para hacerlo;
    • sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
    • sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;
    • sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Pródigos S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
    • la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la empresa;
    • que sea requerido o permitido por la ley.

En todo caso, le será informado en todo momento la forma en que se están recolectando los datos y, se solicitará su autorización para llevar a cabo dicho procedimiento.

ARTÍCULO 7.- FORMAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
Con el fin de que el usuario pueda disfrutar del servicio que Pródigos S.A.S. ofrece mediante su página web, aplicativo u otras herramientas, se utilizaran algunos datos sobre el usuario que obtenidos a través de diferentes formas y en diferentes momentos. A continuación, se describen:

  1. Se utilizan los datos personales que el usuario y Pródigo entregan al momento de crear una cuenta de usuario, estos pueden ser entregados de forma presencial o virtual, mediante las herramientas que Pródigos S.A.S. disponga.
  2. De igual manera, se utilizará otra información sobre el usuario que podamos llegar a conocer gracias al uso que realizas del servicio: ubicación; dirección IP; información sobre el dispositivo móvil, modelo de hardware, versión del sistema operativo, número telefónico, servicios solicitados; el código de identificación que se le asigna al usuario internamente; entre otros.
  3. Todos los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Pródigos S.A.S.
  4. Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de Pródigos S.A.S. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

  1. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de Pródigos S.A.S.
  2. Creación y administración de la cuenta del usuario.
  3. Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y Pródigo S.A.S.
  4. Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los servicios ofertados.
  5. Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  6. Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
  7. Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación, conforme a lo autorice el usuario.
  8. Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
  9. Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
  10. Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
  11. Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
  12. Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  13. Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  14. Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
  15. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  16. Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a otras empresas con que Pródigos S.A.S. desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
  17. Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de Pródigos S.A.S.
  18. Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

  1. Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Pródigos.

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de los Pródigos de Pródigos S.A.S. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Además, estos datos de igual forma, pueden ser tratados con las siguientes finalidades:

  1. Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos para ser Pródigos.
  2. Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  3. Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección como Pródigo.
  4. Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  5. Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  6. Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  7. Contacto de un acudiente y/o familiar en caso de emergencia.
  8. Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
  9. Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
  10. Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad contractual.
  11. Análisis y evaluación de la formación académica del empleado
  12. Brindarle capacitación permanente al Pródigo sobre el uso de la aplicación de la empresa.
  13. Llevar control del número de Pródigo existentes dentro de la empresa
  14. Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio
  15. Creación de un usuario en los sistemas de Pródigos S.A.S. para llevar a cabo las funciones del Pródigo.

ARTÍCULO 9.- TIEMPO EN QUE ES CONSERVADO EL DATO.
Los Datos proporcionados por los usuarios y Pródigos serán tratados, independientemente de la finalidad para la que fueron solicitados, mientras la cuenta se encuentre activa dentro del sistema, o, hasta que, a petición del usuario o Pródigo, este deba eliminarse.

Para salvaguardar la seguridad y protección de nuestros usuarios dentro y fuera de nuestros servicios, hemos implementado un periodo de conservación de seguridad de tres meses, después de la eliminación de cuenta. Durante este periodo la información de cuenta se conservará a pesar de que la cuenta ya no estará visible en los servicios.

ARTICULO 10.- AUTORIZACIÓN
El tratamiento de datos personales por parte de Pródigos S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.

En consonancia con el artículo 5 del Decreto 1377 de 2017, Pródigos S.A.S. como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de autorización para el tratamiento de datos personales, “Autorización tratamiento de datos personales” que se encuentra en el Artículo 23 de la presente Política, así como en los medios donde son ofrecidos los servicios de Pródigos S.A.S., y ha establecido procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados asó como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y podrá constar:

  1. Por escrito; y/o
  2. Mediante cualquier conducta inequívoca del Titular, que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización respectiva.

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca que otorgue autorización para el tratamiento de datos personales.

Pródigos S.A.S., ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el tratamiento de estos.

ARTÍCULO 11.- AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Pródigos S.A.S cumplirá con las siguientes obligaciones:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensible no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Ninguna de las actividades que realiza Pródigos S.A.S. está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre sus datos personales sensibles.

ARTÍCULO 12.- REVICATORIA DE LA AUTROIZACIÓN Y/O SUPRESION DEL DATO.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida o solicitar la supresión del dato personal en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. Para este efecto Pródigos S.A.S. ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil de conformidad con el Artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, el cual se encuentra reglado en el Artículo 18 de la presente Política.

En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria o supresión total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.

Si vencido el término legal de respuesta, es decir, quince (15) días hábiles contados a partir del momento en que se realizó la solicitud, Pródigos S.A.S. no elimina sus datos personales de las bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Pródigos S.A.S en términos seguros, conforme a lo señalado en el Artículo 9º de esta Política.

ARTÍCULO 13.- PRUEBA DE AUTORIZACIÓN
Pródigos S.A.S., mantendrá registros y/o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 14.- ACCESO Y CONSULTA DE LOS DATOS
El Titular podrá acceder a su información personal objeto de tratamiento por parte de Pródigos S.A.S., así como a las condiciones y generalidades en que se está actuando. Para lo cual podrá conocer la efectiva existencia de tratamiento a que son sometidos sus datos personales, obtener acceso a los datos personales en posesión del Responsable y conocer la finalidad que justifica el tratamiento.

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Pródigos S.A.S., previa solicitud del mismo, la cual será atendida según como se establece en el Artículo 17 de la presente Política.

ARTÍCULO 15.- PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS.
Según el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ser ejercidos ante Pródigos S.A.S. por las siguientes personas:

  1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante Pródigos S.A.S. su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que se tienen a disposición.
  2. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante Pródigos S.A.S.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación de Pródigos S.A.S. de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en el Ley 1581 de 2012, en su Artículo 14, para el ejercicio del derecho de consulta que le asiste al Titular, se surtirá el siguiente procedimiento:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Pródigos S.A.S. Para este efecto, Pródigos S.A.S. como Responsable y/o Encargado del tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. Esta consulta se podrá hacer a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Pródigos S.A.S. y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia indicada en el Artículo 21 de la presente Política.

La consulta será atendida por Pródigos S.A.S.  en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Pródigos S.A.S.  lo informará al interesado, expresando sus motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política, que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, Pródigos S.A.S. podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por Pródigos S.A.S. para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita así:

Dirección de correo electrónico: contacto@prodigosapp.com

Teléfono de contacto: (+57-323) 3606672 de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m.

Dirección: Universidad Icesi, Calle 18 No. 122-135 Pance, Cali – Colombia.

ARTÍCULO 16.- RECLAMOS.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la respectiva Ley, podrán presentar un reclamo ante Pródigos S.A.S., el cual será tramitado según lo establecido en el Artículo siguiente de la presente Política.

ARTÍCULO 17.-PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS.

Según el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ser ejercidos ante Pródigos S.A.S. por las siguientes personas:

  1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante Pródigos S.A.S. su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que se tienen a disposición.
  2. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante Pródigos S.A.S.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación de Pródigos S.A.S. de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en el Ley 1581 de 2012, en su Artículo 15, para el ejercicio del derecho de consulta que le asiste al Titular, se surtirá el siguiente procedimiento:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Pródigos S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante Pródigos S.A.S. como Responsable y/o Encargado del tratamiento, el cual se hará mediante solicitud escrita dirigida a “Pródigos S.A.S.” con identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y con copia de los documentos que quiera hacer valer y fotocopia de su documento de identidad. Este reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados indicados en el presente Artículo.

Si el reclamo resulta incompleto, Pródigos S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por Pródigos S.A.S., sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez Pródigos S.A.S. reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo se resuelto. El término máximo con el que cuenta Pródigos S.A.S. para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible para Pródigos S.A.S. atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por Pródigos S.A.S. para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita así:

Dirección de correo electrónico: contacto@prodigosapp.com

Teléfono de contacto: (+57-323) 3606672 de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m.

Dirección: Universidad Icesi, Calle 18 No. 122-135 Pance, Cali – Colombia.

ARTÍCULO 18.- MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Pródigos S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 19.-  PROHIBICIONES

Pródigos S.A.S. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del Titular del dato personal y/o de Pródigos S.A.S. Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados, contratistas, y demás dependientes de Pródigos S.A.S. acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la Ley.

Pródigos S.A.S., prohíbe la cesión, transferencia, transmisión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del dato o sin la autorización en los mismos términos de Pródigos S.A.S.

 

ARTÍCULO 20.-  DEBERES DE PRÓDIGOS S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
En concordancia con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Pródigos S.A.S. tendrá los siguientes deberes como Responsable del tratamiento de sus datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con los previsto en la Ley.
  9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En concordancia con el parágrafo del 18 de la Ley 1581 de 2012, Pródigos S.A.S. ostenta tanto la calidad de Responsable como de Encargado del tratamiento, por ende, también le son aplicables los deberes consagrados en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 para los Encargados del Tratamiento, los cuales serán:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos que indica la Ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sudo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 21.- DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido por el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y las normas que la complemente, aclaren, modifiquen o deroguen expresa o tácitamente.
  3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normar que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.

 

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los canales que existen en Pródigos S.A.S. para el ejercicio de los derechos del Titular de los datos se encuentran previstos en el Artículo 17 de la presente Política.

ARTÍCULO 22.- BASES DE DATOS
Pródigos S.A.S es Responsable del tratamiento de la información almacenada en las bases de datos (ficheros) denominados: CLIENTES, BENEFICIARIOS y PRÓDIGOS. La estructura que se usará para cada base de datos (fichero) es la siguiente:

Clientes:

  • Nombre y apellidos / Razón Social
  • Genero
  • Teléfono, celular
  • Ciudad
  • País
  • Fecha de nacimiento
  • Correo electrónico
  • Tipo de documento
  • Documento de identidad y fecha de expedición
  • Estado (cliente, beneficiarios, Pródigos)
  • Cuenta bancaria
  • Dirección de domicilio
  • Imagen
  • Contraseña

Beneficiarios:

  • Nombre y apellidos
  • Tipo de documento
  • Teléfono, celular y fijo
  • Ciudad
  • Dirección de domicilio
  • Fecha de nacimiento
  • Documento de identidad y fecha de expedición
  • Genero
  • Peso
  • Estatura
  • Movilidad
  • EPS
  • Alergias
  • Enfermedades
  • Estado (clientes, beneficiarios, pródigos)

Pródigos:

  • Nombre y apellidos
  • Estado (clientes, beneficiarios, pródigos)
  • Teléfono, celular
  • Dirección de domicilio
  • Ciudad
  • Documento de identidad y fecha de expedición
  • Cuenta bancaria
  • Correo electrónico
  • EPS
  • ARL
  • Certificado de estudios
  • Años de Experiencia
  • Imagen
  • Contraseña

A este formato general, según la calidad del Titular (pródigo o cliente) se le añadirá la siguiente información:

Cliente:

  1. Tipo de servicio
  2. Cotización servicios (de presentarse).
  3. Demás datos solicitados y relacionados en el Artículo 6to de esta Política.

Pródigos:

  1. Edad, sexo, y estado civil.
  2. Registros fotográficos.
  3. Ocupación
  4. Información académica formal y certificada, nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución, otros estudios.
  5. Experiencia laboral, cargo desempeñado, nombre de la empresa, salario, teléfono, nombre del jefe inmediato, fecha de inicio, fecha de retiro.
  6. Datos de la persona a contactar en caso de emergencia, nombre, parentesco, empresa.
  7. Remuneración por servicios.
  8. Número de cuenta bancaría para pago por sus servicios, entidad bancaria y ciudad.
  9. En esta base de datos se recopilan los siguientes datos sensibles: Datos médicos, Grupo sanguíneo y huella dactilar.

Estas bases de datos estarán vigentes mientras exista la relación contractual entre el Titular de los datos y Pródigos S.A.S, conforme a lo señalado en el Artículo 9º de esta Política.

ARTÍCULO 23.- AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta la información de los Titulares de los datos personales que maneja Pródigos S.A.S. Cuando los datos se recolecten de manera verbal, quien los esté recolectando comunicará esta leyenda al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

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